Utenti¶
Richiede il permesso "Utenti".
Dalla pagina Utenti (menu CONFIGURAZIONE) gestisci tutte le persone che accedono a Thelgo con il tuo account: amministratori, operatori e agenti. Per ognuno decidi i ruoli, i permessi e, per gli operatori, l'interno del centralino con cui telefonano.
Screenshot da inserire: amministratore-utenti-elenco.png
Pagina Utenti con 6-8 utenti di ruoli diversi, la casella di ricerca e il filtro "Tutti i ruoli" in alto, la colonna Interno valorizzata per alcuni operatori.
L'elenco degli utenti¶
In alto vedi quanti utenti ci sono ("… utenti nell'account") e il pulsante + Nuovo utente.
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Nome | Foto profilo (se caricata dall'utente), nome e cognome |
| L'indirizzo email, che è anche il nome utente per l'accesso | |
| Ruoli | I ruoli dell'utente, separati da virgola |
| Interno | L'interno fisso del centralino assegnato, oppure "—" |
| Ultimo accesso | Data e ora dell'ultimo login, oppure Mai |
Per trovare un utente:
- scrivi nella casella Cerca per nome o email…: la ricerca guarda nome, cognome ed email;
- scegli un ruolo nel filtro (Tutti i ruoli, Amministratore, Operatore, Agente): un utente con più ruoli compare sotto ciascuno di essi;
- clicca sull'intestazione di una colonna (Nome, Email, Ruoli, Ultimo accesso) per ordinare.
Clicca su una riga per aprire la scheda dell'utente e modificarlo.
Gli utenti eliminati non compaiono qui
Un utente eliminato sparisce da questo elenco, ma resta nello storico (vedi Eliminare un utente).
Creare un utente¶
- Premi + Nuovo utente.
- Compila i dati anagrafici e la password (vedi la tabella sotto).
- Attiva uno o più Ruoli e, per ciascuno, spunta i Permessi da concedere.
- Se hai attivato il ruolo Operatore, scegli la modalità Interno.
- Salva con uno dei due pulsanti:
- Crea utente: crea l'utente senza avvisarlo. Le credenziali gliele comunichi tu.
- Crea e invia credenziali: crea l'utente e gli invia un'email con nome utente, password e link di accesso.
Il pulsante di salvataggio resta disattivato finché mancano nome, cognome, email, password o almeno un ruolo, oppure se hai scelto "Interno fisso" senza indicare l'interno.
Se l'invio delle credenziali non riesce
L'utente viene creato comunque, ma resti sulla pagina con il messaggio "Utente salvato, ma non è stato possibile inviare le credenziali: verifica il formato email in Impostazioni.". Il testo dell'email di invio credenziali non si configura nel tuo account: è un formato unico gestito dal fornitore del servizio. Se il problema persiste, comunica tu le credenziali all'utente e segnala la cosa all'assistenza.
Campi dell'utente¶
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome, Cognome | Obbligatori |
| Obbligatoria. "Viene usata anche come nome utente per l'accesso.": non possono esistere due utenti con la stessa email | |
| Password | Obbligatoria in creazione, almeno 8 caratteri |
| Lingua | Lingua dell'interfaccia per quell'utente: Italiano, English, Español, Français, Deutsch, Čeština, Română |
| Fuso orario | Fuso orario con cui l'utente vede date e orari |
Per un nuovo utente, Lingua e Fuso orario sono precompilati con i tuoi: cambiali se l'utente lavora in un altro paese.
Assegnazione automatica alle campagne¶
Le campagne non si assegnano da questa pagina ma dalla configurazione di ogni campagna (vedi Configurazione della campagna). C'è però un automatismo: quando crei un utente con ruolo Operatore o Agente, Thelgo lo associa subito a tutte le campagne in cui è attivo Seleziona tutti per gli operatori o per gli agenti.
Solo alla creazione
L'associazione automatica avviene solo quando l'utente viene creato. Se aggiungi il ruolo Operatore o Agente a un utente già esistente, assegnalo a mano alle campagne che ti interessano.
I ruoli¶
Ogni utente deve avere almeno un ruolo ("Seleziona almeno un ruolo."). Puoi attivarne più di uno: dopo l'accesso, l'utente sceglie con quale ruolo entrare e può cambiarlo in qualsiasi momento.
| Ruolo | A cosa serve |
|---|---|
| Amministratore | Area amministratore: campagne, dati, report, configurazione. Le pagine visibili dipendono dai permessi |
| Operatore | Lavorazione delle chiamate (vedi il manuale operatore) |
| Agente | Agenda degli appuntamenti fissati dagli operatori |
I permessi¶
Quando attivi un ruolo, sotto compaiono i suoi Permessi. Con Seleziona tutti / Deseleziona tutti li spunti o li togli tutti insieme.
Quando hanno effetto le modifiche
Ruoli e permessi vengono letti al momento dell'accesso: se modifichi un utente già collegato, le modifiche valgono dal suo accesso successivo.
Permessi propedeutici¶
Alcuni permessi dipendono da un altro permesso dello stesso ruolo. Finché il permesso "di base" non è spuntato, quello dipendente resta grigio e non selezionabile; se togli il permesso di base, Thelgo toglie automaticamente anche quelli che ne dipendono.
Permessi dell'Amministratore¶
Ogni permesso dà accesso a una pagina del menu dell'area amministratore. Le pagine senza permesso non compaiono nel menu e non sono raggiungibili.
| Permesso | Pagina a cui dà accesso |
|---|---|
| Dashboard | La dashboard iniziale (vedi Dashboard) |
| Campagne | Elenco e configurazione delle campagne (vedi Campagne) |
| Agenda | Agenda degli appuntamenti (vedi Agenda) |
| Database | Database dei nominativi e importazioni (vedi Database) |
| Campi database dinamici | Schemi dei campi personalizzati (vedi Campi dinamici) |
| Operazioni | Registro delle operazioni massive (vedi Operazioni) |
| Utenti | Questa pagina |
| Chiamate | Report chiamate (vedi Report chiamate) |
| Accessi | Report accessi (vedi Report accessi) |
| Operatori | Report operatori (vedi Report operatori) |
| Campagne (report) | Report campagne (vedi Report campagne) |
| Predictive/Voice AI | Report Predictive/Voice AI (vedi Report Predictive); la voce di menu compare solo se l'account ha le campagne Predictive o Voice AI abilitate |
| Utenti connessi | Elenco degli utenti collegati (vedi Utenti connessi) |
| Audit log | Registro delle azioni (vedi Audit log) |
| Impostazioni | Impostazioni (Generali, SMTP, Formati Email), API esterne e Template email |
| Help | Pagina di aiuto (vedi Help) |
Nella scheda utente i due permessi "Campagne" (pagina campagne e report campagne) hanno la stessa etichetta: il primo dell'elenco è quello della pagina Campagne, il secondo quello del report.
Attento ai tuoi permessi
Puoi modificare anche il tuo utente. Se ti togli il permesso Utenti, non potrai più rientrare in questa pagina: dovrà ridartelo un altro amministratore.
Permessi dell'Operatore¶
| Permesso | Cosa consente all'operatore | Richiede |
|---|---|---|
| Modifica dei nominativi | Correggere dati anagrafici e numeri di telefono durante la lavorazione | — |
| Inserimento nominativi | Aggiungere a mano un nuovo nominativo in una campagna | Modifica dei nominativi |
| Visualizza i richiamare pubblici | Vedere e lavorare anche i richiami pubblici, non solo i propri privati | — |
| Ricerca nominativo | Cercare un nominativo in una o in tutte le sue campagne e chiamarlo direttamente | — |
| Visualizza Report | Consultare lo storico delle proprie chiamate | — |
| Download registrazioni/trascrizioni | Ascoltare le registrazioni delle proprie chiamate dal report | Visualizza Report |
| Quality Check | Lavorare la coda Quality Check sui Positivi esitati da lui | — |
| Quality Check su tutti gli operatori | Lavorare la coda Quality Check sui Positivi di tutti gli operatori | Quality Check |
Un operatore senza nessun permesso può comunque lavorare le campagne a cui è assegnato e i propri richiami privati.
Permessi dell'Agente¶
| Permesso | Cosa consente |
|---|---|
| Consenti più appuntamenti nella stessa fascia oraria | Senza questo permesso Thelgo impedisce di fissare (o rimandare) un appuntamento dell'agente in una fascia già occupata da un altro suo appuntamento o da un impegno del suo calendario esterno collegato. Con il permesso, le sovrapposizioni sono ammesse |
| Nascondere il riferimento all'operatore e alla campagna | Nel dettaglio dell'appuntamento l'agente non vede quale operatore l'ha fissato né a quale campagna appartiene |
Interno del centralino (solo Operatore)¶
Quando il ruolo Operatore è attivo, nel suo riquadro compare la sezione Interno:
| Opzione | Significato |
|---|---|
| Senza interno | L'operatore non ha un interno associato in Thelgo |
| Interno dinamico | Non selezionabile: "Funzionalità non ancora disponibile." |
| Interno fisso | L'operatore usa sempre lo stesso interno del centralino, da scegliere nel menu Scegli un interno… |
L'interno fisso è indispensabile perché Thelgo possa far partire le chiamate verso l'operatore:
- per chiamare un nominativo dalla schermata di lavorazione: senza interno l'operatore riceve "Il tuo utente non ha un interno fisso associato: contatta l'amministratore.";
- per le campagne Predictive: senza interno l'operatore vede la campagna non disponibile, con il messaggio "Ti serve un interno fisso del centralino per usare questa campagna. Contatta l'amministratore.".
Nel menu degli interni:
- ogni interno può essere assegnato a un solo utente: quelli già in uso sono grigi e riportano tra parentesi il nome di chi li ha;
- se l'elenco è vuoto compare "Nessun interno del centralino associato a questo account.": gli interni disponibili li configura il fornitore del servizio;
- finché non scegli un interno compare "Seleziona un interno, oppure disattiva "Interno fisso"." e non puoi salvare.
Quando assegni un interno fisso, Thelgo prova anche ad allineare sul centralino l'email dell'interno a quella dell'utente.
Account senza centralino
Se l'account non ha un centralino configurato compare "Questo account non ha un centralino configurato." e l'unica opzione possibile è Senza interno.
Account con l'App iFrame (x-bees o Collaboration)¶
Se il tuo account usa Thelgo dentro l'app del centralino (x-bees o Collaboration), l'app riconosce l'operatore proprio dal suo interno. Per questo:
- ogni operatore deve avere un interno fisso: compare "Con l'integrazione App iFrame attiva, gli operatori devono avere un interno fisso." e le altre opzioni sono disattivate;
- gli utenti con il solo ruolo Operatore non possono entrare dalla pagina di login classica: devono aprire Thelgo dall'app. Chi ha anche altri ruoli può accedere dalla pagina di login, ma senza poter scegliere il ruolo Operatore.
Disconnettere i dispositivi fidati¶
Con l'App iFrame attiva, la prima volta che un operatore apre Thelgo da un nuovo dispositivo deve confermare la propria identità con un codice ricevuto via email; da quel momento il dispositivo è "fidato". Nella scheda di un operatore esistente trovi il link Disconnetti tutti i dispositivi x-bees (o Disconnetti tutti i dispositivi collaboration, secondo l'app usata).
Usalo se un operatore perde o cambia il computer, o se sospetti un accesso non autorizzato. Dopo la conferma compare "Dispositivi x-bees disconnessi." e, alla prossima apertura dell'app, l'operatore dovrà verificare di nuovo la propria identità via email su ogni dispositivo. L'operazione viene registrata nell'Audit log.
Screenshot da inserire: amministratore-utenti-modifica.png
Scheda Modifica utente di un operatore: dati anagrafici a sinistra, riquadri dei ruoli a destra con Operatore attivo, alcuni permessi spuntati (Inserimento nominativi grigio finché Modifica dei nominativi non è attivo), sezione Interno con "Interno fisso" e un interno selezionato.
Modificare un utente e reimpostare la password¶
Apri l'utente dall'elenco: la pagina diventa Modifica utente. Puoi cambiare tutti i campi, ruoli e permessi; se cambi l'email cambia anche il nome utente con cui accede.
Per reimpostare la password:
- Scrivi la nuova password nel campo Nuova password (almeno 8 caratteri). Lasciato vuoto, la password non cambia.
- Salva:
- con Salva modifiche la password viene cambiata e la comunichi tu all'utente;
- con Salva e invia credenziali (compare solo se hai scritto una nuova password) l'utente riceve via email le nuove credenziali.
Ogni modifica a ruoli e permessi viene registrata nell'Audit log, con il prima e il dopo.
Eliminare un utente¶
Nella scheda di modifica premi Elimina utente e conferma. Il messaggio di conferma ricorda che l'utente "Non potrà più accedere, ma resterà visibile nello storico (report, appuntamenti, audit log).".
L'eliminazione non è definitiva nei dati:
- l'utente non può più accedere e sparisce dall'elenco utenti e dalle campagne a cui era assegnato;
- le sue chiamate, i suoi appuntamenti e le voci dell'audit log restano; nei report e nei filtri il suo nome compare con il marcatore (eliminato);
- se era collegato, la sua sessione viene chiusa e non risulta più connesso;
- il suo interno e la sua email si liberano: puoi assegnarli a un nuovo utente.
Non puoi eliminare:
- il tuo stesso utente ("Non puoi eliminare il tuo stesso utente.");
- l'unico amministratore dell'account ("Non puoi eliminare l'unico amministratore del tenant.").
Disattivare invece di eliminare
Al momento non esiste un interruttore "attivo/disattivo": per togliere l'accesso a qualcuno si usa Elimina utente. Se la persona torna, crea un nuovo utente (puoi riusare la stessa email).
Limite di operatori collegati¶
Il tuo contratto può prevedere un numero massimo di operatori collegati contemporaneamente. Non è un limite al numero di utenti che puoi creare (quello è illimitato) e non riguarda amministratori e agenti: conta solo chi sta lavorando come Operatore in quel momento.
Quando il limite è raggiunto, un nuovo operatore che prova a entrare riceve "Numero massimo di operatori collegati contemporaneamente raggiunto per questo account." e deve aspettare che un collega esca. Chi ha più ruoli può comunque accedere con gli altri ruoli. Il limite lo imposta il fornitore del servizio: se ti serve aumentarlo, contattalo.